一日之计在于晨,职场的早晨总是万分忙碌的。
此时不需要任何人约束,大家皆是在座位上处理着手上的工作,因为安素空降和貌美而引起的心思,似乎也暂时被压制了下来。
安素稍稍整理了桌面,打开电脑,也不知这个座位之前是否有人,只是看着座位上的办公用具倒是一应俱全。
电脑很快便打开,安素熟门熟路的打开公司邮箱,看到有一封新邮件提醒。鼠标点开,果然是李勤发过来的工作交接邮件。
半个小时之前才来报道,此时却就这样猝不及防的开始工作,安素不清楚这是不是这里的惯例,但也没有埋怨,总之李勤还是整理了这些资料给她,虽没有当面交接来的仔细,但想来也不会太过模糊。
虽是职场新人,但安素从来要强,此时也由不得自己退缩,有了之前的工作经验,即使仓促而就自认也不至于惊慌失措。
熟悉的操作下载邮件附件保存,并使用WORD文档整理好邮件正文里涉及到的工作事项时间和注意要点,确认两次无误后,安素这才点开保存有附件的文件夹开始查阅。
第一个附件为EXCEL格式,文件名为“总裁月度行程安排(**年十一月)”,显然内容为已经确认的本月行程。
点开表格文件,横竖分别对应设置着包括行程名称、时间、地点、参与人员、涉及事项、关注要点、竞争对手、是否完成等等行程相关的要点要素,从序号看来有二十一项之多。
略过[是否完成]栏登记为[是]的行程不看,计算下来尚未完成的仍有六项行程,而本月只剩五个工作日,也就意味着总裁接下来每个工作日至少一个行程。
再细看行程说明,竟然包括了客户约见、大型会议、外地出差等等不一而足的内容。安素心里默默咋舌,果然总裁不是一般人能当的!
心里感慨一番,手下却是重新点开文件夹,看到第二个附件为WORD格式,文件名为“突发和次月需添加行程登记(**年十一月)”,安素深吸一口气,文件里面应该就是她成为秘书的第一份工作内容了。
略显郑重的点开文件,内容格式倒是较为简单,仅仅是使用序号进行行程记录,每条也仅仅是描述了该行程事项的目的、时间要求、关注要点等大概内容。
文件里罗列了十余个行程事项,还好皆是时间充裕,显然之前李勤已是整理归并过,并已经将需要临时加入本月行程的紧急事项加入了本月行程内。虽说这是李勤的本职工作,但是安素还是在松了一口气的同时暗暗的感谢了一番。
对于这些待定行程描述的简单粗暴,安素也不意外,之前整理的邮件正文内容里已是明确说明了行程从待定转为确定所必须要核实的内容细则和审批程序。
当然说是程序也是过于官方了,因着是总裁的行程,所以这个审批是直接通天的,直接得到总裁的认同,其他无需多虑。
饶是已经做好了心里建设,但是一下子接手这么多的行程安排,要考虑轻重缓急、合理规划时间及资源、尽量节约成本、顾及总裁的作息规律,甚至还会涉及到同行业竞争资料收集等等若干方面。
这些看似简单,但却需要全面的大局观和逻辑组织能力,还需要强大的沟通协调能力,且不说安素在秘书办初来乍到,就是对于H公司而言也是妥妥的新人一枚,那一个个行程的背后牵扯,虽他人不至于为难,但是千头万绪的也是够得安素紧张一回。