季鹤川加重了语气：“大量实例证明，如果呈批文件做得好，不仅能有效推动工作进展，还能促进上下级之间的和谐关系；

反之，如果处理不当，可能会导致工作陷入被动，关系变得疏远。”

他停顿了一下，继续说：

“其次，呈批文件是一门学问。为什么有的机关人员能够顺利得到领导的签字，而有的却不能？

同样的文件，不同的结果，这说明其中蕴含着深奥的学问。”

季鹤川观察着庞小画，继续解释：“就拿郭建军来说，带着一口大蒜味去汇报工作，领导对他的印象是好是坏？

改善饮食习惯，避免吃大蒜、吸烟等导致口腔异味，不仅是领导，普通人也会因此产生反感。

强烈异味的食物尽量少吃，如果吃了，务必及时消除口腔异味。”

他补充道：“细心的话，你会发现领导们办公室常备洗漱用品，就是为了应酬后迅速去味。”

庞小画眼中闪过一丝明悟，她犹豫地询问季鹤川：“昨天你让我在办公室放洗漱用品，就是因为这个？”

季鹤川微笑点头：“没错。”

他目光转向庞小画，严肃地说：“领导们普遍看重仪容，认为它体现了员工的自律和自我要求。”

庞小画深思熟虑后，深感季鹤川的建议中肯，之前的小觑之意立刻消散。

若非外出用餐未携带笔纸，她真想立刻记录下来。

洗完饭盒，季鹤川和庞小画一同返回办公区。季鹤川边走边说：“呈批文件讲究技巧。

呈批分两种：一是直接找领导，二是电话联系。

先说直接找领导的情况，进门前有三准备：一是复核文件，尤其长文件，防错漏；

二是听领导办公室动静，判断是否打扰；三是了解领导心情，非紧急文件可暂缓。”

“呈批多文件要条理清晰。进门等指示，不要急躁，自我介绍要简洁。

站坐有态，递文件后保持1.5至2米距离，这是心理安全距离，过近或过远都不宜。”

他提醒道：“交谈时注意语音语速，方言重就说普通话或放慢语速。

不要因为文件紧急就不自觉地加快语速和语调，这样会让领导感到不舒服，好像你在逼他签这个字，往往会激起领导的逆反心理。”

季鹤川总结道：“领导处理文件时若接电话，你应适时回避，待召唤再入内。

有些人喜欢在领导看文件时帮忙整理物品或倒茶，我不好说这对还是不对。

我想说的是每个领导有每个领导的习惯。

有的领导会觉得你有眼色，但也有的领导不喜欢别人动他东西，你动他东西他会很反感。

所以，要了解领导的生活习惯。

电话联系领导时，时机选择至关重要，避免在休息或用餐时打扰。

另外，如果领导把电话压了，就不要再打了，说明领导现在不方便。

其次，打电话时要找一个安静的地方。

原因很简单，如果周围环境很嘈杂，领导的指示你听不清，你能要求领导再讲一遍吗？

一旦领导把电话挂了，你哭都来不及。

通话内容要简洁明了，直接表达意图，不要询问领导私事，等领导说完再回应，并让领导先挂电话。”

“与领导交流避免过分客套，以免显得虚伪。

呈批后，务必仔细阅读批示，不清晰处要询问，尤其是当领导的字迹潦草时。

有些人可能不太熟悉领导的风格，不要怕张不开口，要确保无误。

呈批文件要有反馈，即把领导签批文件的精神及时反馈给相关领导。

反馈有两种情况：一种是各级领导都没有特别要求，只是签个名，可以等最高领导签完后再一并反馈。

另一种是某一级领导有具体要求，这时就不能等待，要立即向之前的领导反馈，以免造成延误。